Fehlt dein Lohnausweis kurz vor der Abgabe der Steuererklärung, solltest du zuerst prüfen, ob er digital zugestellt wurde, und danach beim Arbeitgeber ein Duplikat verlangen. Reicht die verbleibende Zeit nicht aus, klärst du vor Ablauf deiner persönlichen Einreichefrist bei der kantonalen Steuerverwaltung, ob du eine Fristerstreckung beantragen oder den Beleg nachreichen sollst. Übertrage den Jahreslohn nicht einfach aus den monatlichen Nettolöhnen.
Zuerst ausschliessen, dass der Lohnausweis bereits vorliegt
Arbeitgeber stellen den Lohnausweis je nach Betrieb auf Papier, über ein Personalportal oder als geschützte elektronische Datei bereit. Suche im Portal nach Bereichen wie Lohn, Dokumente, Jahresunterlagen oder Lohnausweis. Kontrolliere auch dein privates E-Mail-Postfach, den Spamordner und frühere Mitteilungen der Personalabteilung.
Prüfe danach, für welches Kalenderjahr das gefundene Dokument ausgestellt wurde. Die Steuererklärung benötigt den Lohnausweis des betreffenden Steuerjahres. Eine Januar-Lohnabrechnung des Folgejahres ist dafür kein Ersatz.
Bei mehreren Arbeitsverhältnissen brauchst du grundsätzlich die Unterlagen jedes Arbeitgebers. Das gilt auch für ein Arbeitsverhältnis, das während des Jahres beendet wurde. Taggeld-, Vorsorge- oder Versicherungsleistungen können mit separaten Bescheinigungen ausgewiesen sein und dürfen nicht mit einem Lohnausweis verwechselt werden.
Beim Arbeitgeber das richtige Dokument verlangen
Wende dich an die Lohnbuchhaltung oder Personalabteilung und verlange eine erneute Zustellung des Lohnausweises für das fehlende Steuerjahr. Nenne deinen vollständigen Namen, das betroffene Jahr und eine sichere Zustelladresse. Bei einem ehemaligen Arbeitgeber gehören zusätzlich die frühere Personalnummer oder der Beschäftigungszeitraum in die Anfrage, sofern dir diese Angaben vorliegen.
Guten Tag
Mir liegt mein Lohnausweis für das Kalenderjahr [Jahr] noch nicht vor. Bitte senden Sie mir ein Duplikat beziehungsweise stellen Sie das Dokument erneut im Personalportal bereit.
Bitte bestätigen Sie mir kurz, wann und auf welchem Weg ich den Lohnausweis erhalte.
Versende sensible Lohnunterlagen nicht unnötig über ungeschützte Kanäle. Nutze nach Möglichkeit das Personalportal, eine verschlüsselte Zustellung oder den Postweg. Ein Duplikat sollte inhaltlich mit dem ursprünglich ausgestellten Lohnausweis übereinstimmen.
Die Abgabefrist bestimmt den nächsten Schritt
Vergleiche das erwartete Zustelldatum mit der Frist auf deiner Steuererklärung oder im kantonalen Steuerportal. Das Verfahren für Fristerstreckungen und spätere Belege ist kantonal organisiert und kann sich nach Steuerperiode und persönlicher Situation unterscheiden.
- Trifft das Duplikat rechtzeitig ein, kontrollierst du es und reichst die Steuererklärung mit dem verlangten Beleg ein.
- Ist die Zustellung vor Fristablauf unsicher, prüfst du im Steuerportal deines Kantons den Bereich Fristerstreckung und stellst den Antrag innerhalb der dort genannten Bedingungen.
- Ist eine Verlängerung nicht möglich oder wurde die Erklärung bereits eingereicht, fragst du das zuständige kantonale oder kommunale Steueramt nach dem vorgesehenen Weg zum Nachreichen. Halte dabei Steuerjahr, Steueridentifikation oder Fallnummer bereit.
Warte nicht kommentarlos über die Einreichefrist hinaus. Eine Anfrage beim Arbeitgeber ersetzt weder eine bewilligte Fristerstreckung noch eine Mitteilung an das Steueramt.
Warum Lohnabrechnungen den Lohnausweis nicht vollständig ersetzen
Monatliche Abrechnungen helfen bei der Plausibilitätskontrolle, bilden den steuerlich auszuweisenden Jahreslohn aber nicht zwingend vollständig ab. Bonuszahlungen, Naturalleistungen, Spesen, Beiträge, unterjährige Korrekturen oder besondere Bemerkungen können auf dem offiziellen Jahresdokument anders zusammengeführt werden.
Auch das Addieren der ausbezahlten Nettolöhne führt nicht zum massgebenden Bruttolohn. Der Nettobetrag wurde bereits um verschiedene Abzüge vermindert. Trägst du ihn als Jahreslohn ein, kann die Steuererklärung sachlich falsch werden.
Falls dein Steuerprogramm bereits Lohndaten anzeigt, vergleichst du diese trotzdem mit dem erhaltenen Dokument. Eine vorausgefüllte Position ist kein Grund, einen fehlenden oder widersprüchlichen Lohnausweis ungeprüft zu übernehmen.
Den nachgereichten Lohnausweis vor dem Hochladen prüfen
Kontrolliere nicht nur die Lohnsumme. Folgende Punkte entscheiden darüber, ob der Beleg zu deiner Steuererklärung passt:
- Name, Adresse und Steuerjahr stimmen.
- Der angegebene Beschäftigungszeitraum ist plausibel.
- Der Arbeitgeber ist richtig bezeichnet.
- Bruttolohn, Sozialversicherungsabzüge und allfällige Quellensteuer wirken im Vergleich mit den Jahresabrechnungen nachvollziehbar.
- Spesen, Nebenleistungen und Bemerkungen passen zu deinem Arbeitsverhältnis.
- Bei einer korrigierten Fassung verwendest du nur die gültige Version.
Entdeckst du eine Abweichung, änderst du den Lohnausweis nicht selbst. Beschreibe den fraglichen Punkt der Lohnbuchhaltung und verlange bei einem bestätigten Fehler eine korrigierte Fassung. Bewahre die alte und die korrigierte Version so auf, dass du den Ablauf später nachvollziehen kannst.
Sonderfälle mit ehemaligem oder nicht erreichbarem Arbeitgeber
Ist dein ehemaliger Arbeitgeber noch tätig, bleibt die frühere Personal- oder Lohnadministration die erste Anlaufstelle. Sind die bekannten Kontakte nicht mehr erreichbar, dokumentierst du deine Zustellversuche und wendest dich frühzeitig an das für deine Steuererklärung zuständige Steueramt. Dort erfährst du, welche Ersatzunterlagen im Einzelfall akzeptiert werden und wie du die fehlende Bescheinigung kennzeichnen musst.
Halte dafür die vorhandenen Monatsabrechnungen, den Arbeitsvertrag, Kontoauszüge zu Lohnzahlungen und Korrespondenz mit dem Arbeitgeber bereit. Diese Dokumente sind nützliche Nachweise, aber nicht automatisch ein gleichwertiger Ersatz für den Lohnausweis. Das Steueramt entscheidet, welche Unterlagen für das weitere Verfahren benötigt werden.
Die sichere Reihenfolge bleibt damit klar: vorhandene Ablagen prüfen, den Lohnausweis beim Arbeitgeber erneut anfordern und bei Zeitdruck die kantonale Einreichefrist aktiv absichern. Erst nach Erhalt und Kontrolle übernimmst du die Werte in die Steuererklärung oder reichst den Beleg über den vom Steueramt genannten Weg nach.