Eine schriftliche Homeoffice-Vereinbarung schafft Klarheit über Arbeitsort, Erreichbarkeit, Ausstattung und Kosten. In der Schweiz sollten dabei nicht nur die Anzahl der Heimarbeitstage, sondern auch Datenschutz, Arbeitszeit, Unfallversicherung und die Rückkehr ins Büro geregelt werden. Am besten wird zuerst festgehalten, was bereits im Arbeitsvertrag, Personalreglement oder Gesamtarbeitsvertrag steht und welche Punkte zusätzlich vereinbart werden müssen.
Eine solche Regelung kann als Zusatz zum Arbeitsvertrag, als separates Merkblatt oder als verbindliche interne Vereinbarung ausgestaltet sein. Entscheidend ist, dass beide Seiten wissen, welche Erwartungen gelten und wie mit Änderungen umzugehen ist.
Arbeitsort und Umfang der Heimarbeit festlegen
Die Vereinbarung sollte den zulässigen Arbeitsort möglichst genau beschreiben. Dabei kann zwischen dem Hauptwohnsitz, einem gelegentlichen Aufenthalt an einem anderen Ort und einem frei wählbaren Arbeitsort unterschieden werden. Arbeiten im Ausland ist nicht automatisch mit gewöhnlichem Homeoffice gleichzusetzen, weil Steuer-, Sozialversicherungs- und Bewilligungsfragen hinzukommen können.
Ebenfalls wichtig ist der Umfang. Eine Formulierung wie «bei Bedarf im Homeoffice» lässt viel Interpretationsspielraum. Besser ist eine Regelung, die etwa eine maximale Anzahl Tage pro Woche oder Monat nennt und erklärt, ob diese Tage frei gewählt oder vorgängig bewilligt werden müssen. Zusätzlich sollte feststehen, ob der Arbeitgeber bei betrieblichen Gründen Präsenz verlangen darf und wie früh eine solche Änderung angekündigt wird.
Arbeitszeit, Erreichbarkeit und Sitzungen
Auch ausserhalb des Büros gelten die vereinbarten Arbeitszeiten und die Vorgaben des Arbeitsgesetzes. Schriftlich festgehalten werden sollten deshalb die üblichen Arbeitszeiten, Pausen, Blockzeiten sowie die Erfassung der geleisteten Stunden. Eine ständige Erreichbarkeit gehört nicht automatisch zu einer Homeoffice-Regelung.
Für Telefonate, Chats und Videokonferenzen helfen klare Zeitfenster. Ausserhalb dieser Zeiten muss geregelt sein, ob Nachrichten bis zum nächsten Arbeitstag warten können oder ob es für bestimmte Funktionen einen Bereitschaftsdienst gibt. Wer Sitzungen am Wohnort durchführen soll, braucht zudem eine Vereinbarung über die technische Ausstattung und den Umgang mit vertraulichen Gesprächen.
Bei Teilzeitstellen, unregelmässigen Arbeitszeiten oder mehreren Arbeitgebern lohnt sich eine besonders genaue Abstimmung. Ferien, Krankheit und kurzfristige Abwesenheiten sollten nach denselben Meldewegen behandelt werden wie bei der Arbeit im Betrieb.
Ausstattung, Wartung und Kosten
Die Vereinbarung sollte auflisten, welche Arbeitsmittel zur Verfügung gestellt werden. Dazu können Laptop, Bildschirm, Tastatur, Maus, Headset, Mobiltelefon oder notwendige Software gehören. Ebenso sollte feststehen, wer für Installation, Aktualisierungen, Reparaturen und den Ersatz bei normalem Verschleiss zuständig ist.
Privatgeräte dürfen nicht stillschweigend zur Voraussetzung werden, wenn darauf sensible Geschäftsdaten verarbeitet werden. Falls ein eigenes Gerät erlaubt ist, braucht es klare Vorgaben zu Virenschutz, Zugriff, Speicherung und Trennung von privaten und beruflichen Daten.
Bei den Kosten ist zwischen Arbeitsmitteln und laufenden Auslagen zu unterscheiden. Die Vereinbarung kann regeln, ob der Arbeitgeber Internet-, Strom- oder Telefonkosten übernimmt, ob dafür eine Pauschale gilt und welche Belege nötig sind. Nicht jede Ausgabe muss automatisch vergütet werden; die konkrete Handhabung sollte deshalb mit dem Arbeitsvertrag und den internen Richtlinien übereinstimmen.
Datenschutz und Vertraulichkeit zu Hause
Im privaten Umfeld lassen sich Unterlagen und Gespräche weniger leicht abschirmen als im Büro. Schriftlich geregelt werden sollte daher, wo berufliche Dokumente aufbewahrt werden, wer den Arbeitscomputer benutzen darf und wie Ausdrucke entsorgt werden. Familienmitglieder oder Mitbewohner sollten keinen Zugriff auf geschäftliche Dateien und Konten erhalten.
Für vertrauliche Gespräche kann ein geeigneter Raum oder die Verwendung eines Headsets verlangt werden. Öffentliche WLAN-Netze, private Cloud-Dienste und das Weiterleiten von Arbeitsdateien an persönliche E-Mail-Adressen sollten nur erlaubt sein, wenn die internen Sicherheitsvorgaben dies ausdrücklich zulassen.
Eine gute Vereinbarung erklärt auch, was bei Verlust eines Geräts, einem Phishing-Verdacht oder einem Datenschutzvorfall zu tun ist. Dazu gehören eine sofortige Meldung an die zuständige Stelle und die Sperrung betroffener Zugänge.
Arbeitsplatz, Gesundheit und Unfall
Der Arbeitgeber sollte die Anforderungen an den Arbeitsplatz beschreiben, ohne den privaten Wohnraum unnötig zu kontrollieren. Dazu gehören eine geeignete Sitzposition, ausreichende Beleuchtung, ein stabiler Tisch und die Möglichkeit, regelmässig Pausen einzulegen. Eine kurze Instruktion zur ergonomischen Einrichtung kann wichtiger sein als eine lange allgemeine Erklärung.
Bei Unfällen während der Arbeit zu Hause gelten besondere Abgrenzungsfragen. Deshalb sollte die Vereinbarung festhalten, wie ein Unfall gemeldet wird und an wen sich die betroffene Person wenden muss. Ob ein Ereignis als Berufsunfall oder Nichtberufsunfall gilt, hängt unter anderem von den Umständen und dem Versicherungsumfang ab. Im Zweifel sollte die Unfallversicherung oder die Personalstelle beigezogen werden.
Auch der Weg zur Küche, zur Toilette oder zu einem privaten Termin ist nicht ohne Weiteres Teil der versicherten Arbeit. Eine Homeoffice-Regelung ersetzt deshalb keine individuelle Prüfung durch die zuständige Versicherung.
Änderungen, Kontrolle und Beendigung
Die Vereinbarung sollte erklären, wie Änderungen vorgenommen werden. Dazu gehören eine Anpassung des Pensums, ein Wechsel der Wohnadresse, längere Abwesenheiten oder eine neue Funktion mit erhöhten Sicherheitsanforderungen. Mündliche Absprachen können im Alltag genügen, sind bei späteren Unstimmigkeiten jedoch schwer nachzuweisen.
Ebenso sinnvoll ist eine Regelung zur Beendigung. Sie kann festlegen, unter welchen Voraussetzungen die Homeoffice-Berechtigung widerrufen wird, welche Kündigungsfrist für die Zusatzvereinbarung gilt und wann Arbeitsmittel zurückzugeben sind. Dabei darf die Regelung nicht im Widerspruch zu zwingenden gesetzlichen Vorschriften, dem Arbeitsvertrag oder einem anwendbaren Gesamtarbeitsvertrag stehen.
Checkliste für eine schriftliche Vereinbarung
- Arbeitsort und maximaler Homeoffice-Umfang
- Bewilligung, Planung und kurzfristige Präsenzpflicht
- Arbeitszeiten, Pausen, Erreichbarkeit und Zeiterfassung
- Teilnahme an Sitzungen und Nutzung von Kommunikationsmitteln
- Bereitgestellte Geräte, Software, Wartung und Rückgabe
- Regelung zu Internet, Strom, Telefon und weiteren Auslagen
- Datenschutz, Passwörter, Ausdrucke und private Mitbenutzung
- Anforderungen an Arbeitsplatz, Ergonomie und Unfallmeldung
- Vorgehen bei Krankheit, Abwesenheit, Pannen oder Sicherheitsvorfällen
- Änderung, Überprüfung und Beendigung der Vereinbarung
Häufige Fragen zur Homeoffice-Vereinbarung
Muss Homeoffice in der Schweiz schriftlich vereinbart werden?
Eine schriftliche Vereinbarung ist nicht in jedem Fall zwingend, aber sie verhindert viele Missverständnisse. Sie sollte besonders dann erstellt werden, wenn regelmässig von zu Hause gearbeitet wird oder mehrere Abteilungen unterschiedliche Vorgaben haben.
Kann der Arbeitgeber Homeoffice jederzeit verbieten?
Das hängt von der bisherigen Vereinbarung, dem Arbeitsvertrag und den betrieblichen Umständen ab. Wer eine dauerhafte Berechtigung vereinbart hat, sollte die Voraussetzungen für eine Änderung oder einen Widerruf ausdrücklich prüfen.
Wer bezahlt den Arbeitsplatz zu Hause?
Das lässt sich nicht pauschal beantworten. Arbeitsmittel und notwendige Auslagen sollten in der Vereinbarung einzeln beschrieben werden, damit klar ist, welche Kosten übernommen, pauschal abgegolten oder selbst getragen werden.
Darf im Homeoffice im Ausland gearbeitet werden?
Eine Arbeit ausserhalb der Schweiz kann Auswirkungen auf Steuern, Sozialversicherungen und Bewilligungen haben. Sie sollte deshalb nicht ohne vorgängige Zustimmung und Prüfung durch den Arbeitgeber aufgenommen werden.
Wie wird die Arbeitszeit zu Hause kontrolliert?
Üblich sind Zeiterfassungssysteme, Arbeitsrapporte oder die im Betrieb geltenden elektronischen Prozesse. Die Kontrolle muss zur Funktion passen und darf nicht zu einer dauernden Überwachung des privaten Wohnbereichs führen.
Was gilt bei einem Unfall während der Heimarbeit?
Der Unfall sollte unverzüglich nach dem internen Meldeverfahren gemeldet werden. Die zuständige Versicherung beurteilt anschliessend, welche Versicherungsdeckung anwendbar ist und welche Unterlagen benötigt werden.
Vor der Unterschrift lohnt sich ein Abgleich mit dem Arbeitsvertrag, dem Personalreglement und allfälligen kantonalen oder branchenspezifischen Vorgaben. Wenn Auslandarbeit, besondere Datenschutzrisiken oder unklare Kostenfragen im Spiel sind, sollte die Personalstelle oder eine fachkundige Beratungsstelle die Vereinbarung prüfen.